So kannst du deinen Hotelvertrieb automatisieren
Hotelvertrieb ist ein Prozess. Und viele wiederkehrende Aufgaben dieses Prozesses lassen sich heute automatisieren.
Das bedeutet nicht, dass Software deine Vertriebsstrategie übernimmt. Du entscheidest weiterhin, welche Gäste du erreichen möchtest, welches Angebot du ihnen machst und wann du sie ansprichst.
CRM, E-Mail-Marketing und Automationen helfen dir anschließend dabei, diesen Prozess einfacher und mit weniger manuellem Aufwand umzusetzen.
Strategie zuerst. Automatisierung danach.
Das richtige Angebot – an die richtige Person – zur richtigen Zeit
Große Buchungsportale nutzen Daten über das Such- und Buchungsverhalten ihrer Nutzer, um sie gezielt anzusprechen.
Das Grundprinzip dahinter kannst auch du für deinen eigenen Hotelvertrieb nutzen.
Dafür brauchst du keine riesigen Datenmengen. Viele wertvolle Informationen über deine Gäste sind in deinem Hotel
bereits vorhanden.
Genau hier kommt ein CRM ins Spiel.
Was bringt dir ein CRM im Hotelvertrieb?
Praxisbeispiel:
Eine Buchungslücke in der Nebensaison schließen
Stell dir vor, du hast in drei Wochen noch einige Zimmer frei. Statt dein Angebot breit zu bewerben, suchst du in deinem CRM gezielt nach Gästen, deren Profil zu diesem Angebot passt. Vielleicht findest du 50 oder 100 ehemalige Gäste und Interessenten.
Genau diese Personen kannst du per E-Mail über dein Angebot informieren.
Ein Teil dieser Gäste kennt dein Hotel bereits. Vertrauen muss also nicht erst neu aufgebaut werden. Über eine Weiterempfehlungs- oder Teilen-Funktion können sie dein Angebot zusätzlich an Freunde und Bekannte weitergeben.
Weniger Streuverlust. Bereits vorhandenes Vertrauen. Und ein Angebot, das zur ausgewählten Gästegruppe passt.
Was ist überhaupt ein Gästeprofil?
Ein Gästeprofil kann mehr enthalten als Name und E-Mail-Adresse. Je nachdem, welche Informationen vorhanden sind und genutzt werden dürfen, können beispielsweise frühere Aufenthalte, bevorzugte Reisezeiten oder Interessen hinterlegt sein.
Dadurch kannst du deine Gäste in sinnvolle Gruppen einteilen und gezielter jene Personen auswählen, für die ein bestimmtes Angebot interessant sein könnte.
Beispiel:
Angebot: Tanzwochenende in der Nebensaison
Gästeprofil: Paare 55+, Interesse am Tanzen, frühere Aufenthalte in der Nebensaison
Ein CRM ist deshalb weit mehr als ein digitales Adressbuch.
Es kann zu einem wichtigen Werkzeug für deinen eigenen Hotelvertrieb werden.
Das PMS und das CRM müssen zusammenspielen
Dein PMS ist das Herz deines Hotelbetriebs. Hier laufen Reservierungen, Zimmerbelegung, Aufenthalte und wichtige Gästedaten zusammen.
Für deinen eigenen Vertrieb übernimmt das CRM eine ähnlich wichtige Aufgabe. Hier kannst du Gästekontakte und Informationen so nutzen, dass du deine Gäste gezielter ansprechen und Vertriebsabläufe automatisieren kannst.
Damit das funktioniert, sollten PMS und CRM miteinander verbunden sein. Denn du möchtest Gästedaten nicht ständig von einem System in das andere übertragen müssen.
Was kannst du mit einem CRM automatisieren?
Sobald PMS und CRM miteinander verbunden sind, müssen viele Informationen nicht mehr von Hand übertragen werden.
Das schafft die Grundlage dafür, wiederkehrende Aufgaben im eigenen Hotelvertrieb zu automatisieren.
Ein Gast reist beispielsweise ab. Die Information über seinen Aufenthalt kann an das CRM übergeben werden.
Dort kann anschließend – je nach eingerichtetem Ablauf – automatisch eine passende Kommunikation gestartet werden.
Auch Gäste oder Interessenten können bestimmten Gruppen zugeordnet und zu einem passenden Zeitpunkt gezielt angesprochen werden.
- Vor der Anreise: Einige Tage vor dem Aufenthalt automatisch eine Pre-Stay-Mail mit wichtigen
Informationen oder passenden Zusatzangeboten senden. - Nach dem Aufenthalt automatisch um eine Bewertung bitten.
- Ehemalige Gäste passend zu ihren Interessen über ein neues Angebot informieren.
- Gäste, die längere Zeit nicht mehr gebucht haben, gezielt wieder ansprechen
Du legst einmal fest, was wann passieren soll. CRM und E-Mail-Marketing helfen dir anschließend, wiederkehrende Abläufe automatisch auszuführen.
Automatisierung bedeutet dabei nicht, dass jeder Gast dieselbe Nachricht erhält. Im Gegenteil: Je besser deine Gästeprofile und Gruppen gepflegt sind, desto gezielter kannst du deine Kommunikation vorbereiten.
Software allein verkauft noch kein Zimmer
Ein CRM kann dir viel Arbeit abnehmen. Es weiß aber nicht von selbst, welche Gäste du ansprechen möchtest, welches Angebot für sie interessant ist und wann der richtige Zeitpunkt dafür ist. Dafür brauchst du zuerst einen klaren Vertriebsprozess.
Die Strategie bestimmst du. CRM, E-Mail-Marketing und Automationen helfen dir anschließend bei der Umsetzung.
Genau dafür habe ich das Gästemagnet-System entwickelt.
Es zeigt dir Schritt für Schritt, wie du deinen eigenen Online-Vertrieb aufbaust – bevor du beginnst, einzelne Abläufe zu automatisieren.
GÄSTEMAGNET-BASICS&STRATEGIE
Welche Technik brauchst du dafür?
Für einen automatisierten eigenen Hotelvertrieb brauchst du nicht möglichst viele verschiedene Programme.
Entscheidend ist, dass die wichtigsten Systeme miteinander zusammenarbeiten.
Die Grundlage bildet dein bestehendes PMS. Dazu kommt ein CRM, das sich mit deinem PMS verbinden lässt
und idealerweise E-Mail-Marketing und Automationen bereits integriert oder einfach damit verbunden werden kann.
Je weniger Insellösungen du dafür benötigst, desto einfacher wird die Einrichtung und spätere Betreuung.
PMS + CRM + E-Mail-Marketing + Automationen
Mehr Technik braucht ein kleiner Ferienhotelier für viele Aufgaben im eigenen Vertrieb zunächst nicht.
Worauf solltest du bei der Auswahl achten?
- Kompatibilität: Lässt sich das CRM mit deinem bestehenden PMS verbinden?
- Einfache Bedienung: Kannst du die wichtigsten Aufgaben auch ohne IT-Kenntnisse verstehen und kontrollieren?
- E-Mail & Automationen: Sind diese Funktionen integriert oder einfach anzubinden?
- Kosten: Was kostet nicht nur das einzelne Programm, sondern die gesamte Lösung?
- Unterstützung: Wer hilft dir bei Einrichtung, Schnittstellen und Automationen?
Bevor du neue Software kaufst, frage nicht nur: Was kann sie? Frage auch:
Passt sie zu meinem bestehenden PMS – und was kostet mich die gesamte Lösung?
Was kostet ein eigener automatisierter Vertrieb?
Ein CRM mit E-Mail-Marketing und Automationen muss für ein kleines Ferienhotel keine große Investition sein. Entscheidend ist nicht, möglichst viel Software zu kaufen. Entscheidend ist, mit einer überschaubaren Lösung wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und dadurch mehr aus den bereits vorhandenen Gästekontakten
zu machen.
Je nach eingesetzter Lösung können bereits wenige zusätzliche Direktbuchungen ausreichen, um die laufenden Softwarekosten zu finanzieren.
Erst der Vertriebsprozess. Dann die Automatisierung.
Ein CRM weiß nicht, wer dein Wunschgast ist. Es entwickelt kein attraktives Urlaubsangebot und entscheidet auch nicht, wann und wie du einen Interessenten ansprechen solltest.
Genau deshalb beginnt erfolgreicher Hotelvertrieb nicht mit Software.
Zuerst legst du deinen Vertriebsprozess fest. Danach kannst du geeignete Teile davon automatisieren.
Du bestimmst die Strategie. PMS, CRM, E-Mail-Marketing und Automationen helfen dir bei der Umsetzung.
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Wie möchtest du weitermachen?
Vielleicht möchtest du zuerst deinen eigenen Vertriebsprozess aufbauen. Oder die Strategie steht bereits und du brauchst Unterstützung bei der technischen Umsetzung.
Du möchtest deinen eigenen Vertrieb aufbauen?
Im Gästemagnet-System lernst du Schritt für Schritt, wie du deinen eigenen Online-Vertrieb planst und aufbaust.
Du brauchst Unterstützung bei der Umsetzung?
Ein Freelancer oder Dienstleister kann dich beispielsweise bei CRM, E-Mail-Marketing, Automationen und der technischen Einrichtung unterstützen.